Toezicht Houden op Organisaties

toezicht houden op organisatiesToezicht houden op organisaties is een onderwerp dat in de actualiteit staat.

Steeds vaker komen toezichthouders in het nieuws en niet altijd is de context van dat nieuws positief.

De vraag is uit welk hout je als toezichthouder of commissaris gesneden moet zijn om een succes van die rol te kunnen maken.

Is iedere manager of bestuurder geschikt voor de rol van toezichthouder?

Een tweede vraag is: wat houdt toezicht houden precies in?

De wetenschappelijke wereld toont in toenemende mate belangstelling voor die vraag. De Rijksuniversiteit Groningen, TU Delft en de Universiteit Twente hebben leerstoelen over toezicht houden ingericht.

Een betere samenwerking tussen bestuurders en toezichthouders en de verhoging van de effectiviteit van het toezicht zijn issues die om aandacht vragen.

Vaak zien we dat managers/bestuurders zeer tevreden zijn met hun toezichthouder. Maar de vraag is natuurlijk of dit toezicht ook effect heeft op de kwaliteit, de dienstverlening en de resultaten van de organisatie.

Moeten bestuurders tevreden zijn over toezichthouders?

In dit artikel gaan we nader in op de rol en functie van het toezicht in en op organisaties, bedrijven en semioverheidsinstellingen meestal aangeduid met Raad van Commissarissen (RvC) of Raad van Toezicht (RvT).

 

 

De Waarde van het Toezicht Houden op …

Toezichthouders staan onder druk door de problemen die zij ondervinden bij het houden van toezicht op organisaties en gebrekkige kritische beoordeling van bestuurders.

Woningbouw: na Vestia nog negentien instellingen onder overheidstoezicht geplaatst
Op 19 december greep de nieuwe Autoriteit Woningcorporaties (AW) in bij negentien woningbouwverenigingen.

De regering heeft deze nieuwe toezichthouder (AW) in het leven geroepen als gevolg van falend bestuur en tekortschietend toezicht van de Raden van Toezicht bij deze instellingen.

Banken, verzekeraars, bedrijfsleven: Ahold, DSB, ABN AMRO, Imtechthumpnail Aarnout
Aarnout Loudon, voormalig President-Commissaris bij ABN AMRO: ‘Wat ik mezelf het meest verwijt, al is het met een vraagteken: had Rijkman eerder gedwongen moeten worden om af te treden?’

Zorgsector: IJsselmeerziekenhuizen, Meavita, Philadelphia
Het meest bekende voorbeeld van hoe ook toezichthouders schade kunnen oplopen als het fout gaat met de organisatie waarop zij toezicht moeten houden, is Loek Hermans, voormalig voorzitter van de RvT bij Meavita.

Marius Buiting, directeur van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (NVTZ) zegt hierover: ‘Je mag verwachten dat er de komende jaren vaker ongelukken gaan gebeuren, of thumpnail Mariusveiligheidsproblemen komen.’

De waarde van het toezicht houden op organisaties komt in deze voorbeelden tot uitdrukking in de schade die door goed toezicht zou zijn voorkomen.

Financiële schade en schade als gevolg van verminderde dienstverlening. Maar uit deze voorbeelden blijkt dat ook de toezichthouder risico loopt.

 

Wat verstaan we onder Toezicht Houden op Organisaties?

In het dagelijks spraakgebruik verstaan we onder ‘toezicht’ dat ‘ergens op wordt gelet’ of ‘dat wordt gecontroleerd of ergens aan wordt voldaan’.

Het doel van dit toezicht is dan om indien nodig of gewenst corrigerend of bijsturend op te kunnen treden. Toezicht ontstaat dus vanuit drie activiteiten: waarnemen, oordelen en beïnvloeden.

Een kenmerk van toezicht is dat het altijd plaatsvindt binnen een gezagsrelatie.

Toezichthouders hebben bevoegdheden om:

  1. informatie te verzamelen;

  2. te beoordelen;

  3. te interveniëren door het object van toezicht te stimuleren de kwaliteit van de bedrijfsvoering, productie of dienstverlening te verbeteren.

Toezichthouders kunnen als uiterste middel dwang uitoefenen om een bepaald resultaat te bevorderen. We kennen uitvoeringsgericht toezicht.

Dit betreft meestal managementtaken en is gericht op de uitvoering van concrete werkzaamheden en activiteiten.

Daarnaast kennen we nalevingstoezicht. Dit betreft het toezicht op handelingen van managers, bedrijven en instellingen.

Bij nalevingstoezicht vormen de toezichthouders een schakel tussen beleid/strategie, aandeelhouders, stakeholders, wet- en regelgeving aan de ene kant en het handelen van bestuurders, managers, bedrijven en (overheids)instellingen aan de andere kant.

 

Belangrijke Kenmerken van Toezicht Houden kenmerken van toezicht houden

  1. Het dient onafhankelijk te worden uitgevoerd.

  2. Het moet professioneel worden uitgevoerd.

 

1. Onafhankelijk Toezicht Houden op Organisaties

We kennen twee vormen van onafhankelijkheid. Institutionele onafhankelijkheid, wat betekent dat je als toezichthouder, als instituut, op geen enkele manier afhankelijk bent van het management en de organisatie waarop je toeziet.

Daarnaast kennen we operationele onafhankelijkheid. Dit houdt in dat je als toezichthouder je taken kan uitvoeren zonder daarin afhankelijk te zijn van de organisatie waarop je toezicht uitoefent.

De organisatie is gehouden om opdrachten van jou als toezichthouder (opdrachten namens de RvC of RvT) zonder beperkingen uit te voeren.

 

2. Professioneel Toezicht Houden op Organisaties

Bij het toezicht houden ben jij als persoon het belangrijkste instrument voor het verzamelen van informatie en het beoordelen van besluiten zoals die in de organisatie worden genomen en worden uitgevoerd.

Intersubjectiviteit is daarom een belangrijke factor bij de gegevensverzameling en de oordeelsvorming.

Als toezichthouder vervul je een rol in de dagelijkse praktijk. In die rol word je vrijwel dagelijks bedoeld en onbedoeld beïnvloed. Daarmee wordt de kwaliteit van de gegevensverzameling en de oordeelsvorming beïnvloed. Het is belangrijk dat je je hiervan bewust bent.

Als toezichthouder oordeel je over het werk van anderen. Dat maakt het belangrijk dat je werk als toezichthouder voldoet aan eisen van: zorgvuldigheid, rechtvaardigheid, fair en transparant zijn, objectief en valide zijn en betrouwbaar en controleerbaar (reproduceerbaar) zijn.

 

Hoe Toezicht Houden op Organisaties?

Toezicht houden omvat zoals gezegd drie activiteiten:

  1. informatie verzamelen

  2. informatie beoordelen

  3. interveniëren

Laten we die drie activiteiten eens tegen het licht houden.

 

Toezicht Houden op Organisaties: Informatie verzamelen

Om toezicht te kunnen houden, heb je een kader nodig dat de eisen bevat waaraan de organisatie en haar management moeten voldoen: het waarderingskader.

Meestal reikt een businessplan, een strategisch plan of een beleidsplan zo’n kader aan. Daarnaast kunnen aandeelhouders en andere stakeholders eisen en voorwaarden stellen waaraan moet worden voldaan.

Ten slotte zijn er wetten en is er regelgeving die van toepassing is op de organisatie waarop je toezicht houdt.

Als toezichthouder ga je na of de gestelde eisen, doelen en voorwaarden in voldoende mate zijn gerealiseerd. Hiervoor verzamel je feiten en resultaten die je vervolgens beoordeelt om te bepalen of aan de eisen is voldaan.

 

Toezicht Houden op Organisaties: Informatie beoordelen

Beoordelen doe je als toezichthouder door de verzamelde feiten en resultaten te vergelijken met het waarderingskader. Toezicht Houden op Organisaties; Informatie beoordelen

Een goede toezichthouder hanteert informatieverzameling en -beoordeling op een wijze die zich verre houdt van meningsvorming en (politieke) overtuigingen.

Je zorgt ervoor dat je rapportage op haar argumenten kan worden onderzocht.

Je zorgt er ook voor dat de rapportage niet afhankelijk is van de professie (van het beroep) dat de schrijver uitoefent.

Je waakt ervoor dat argumenten niet worden gerechtvaardigd door anekdotes of door samengestelde fragmenten van bewijs.

 

Toezicht Houden op Organisaties: Interventies plegen

Op het moment dat je als toezichthouder tot de conclusie komt dat niet aan de eisen is voldaan, plaats je een interventie.

Een interventie is een aanwijzing (afhankelijk van de ernst van de situatie adviserend of dwingend geformuleerd) die erop is gericht om de resultaten zo snel mogelijk bij te sturen in de richting van het waarderingskader.

 

Hoe als toezichthouder omgaan met uitbesteed werk?

Je kunt als toezichthouder of als commissaris niet overal verstand van hebben of in alles op de details inzoomen. Ook qua tijdsbeslag is dat niet mogelijk en niet wenselijk.

Het is ook niet nodig.

Binnen Raden van Commissarissen en Raden van Toezicht is het gebruikelijk om taken te verdelen. Bekende voorbeelden van zo’n taakverdeling zijn de auditcommissie, de remuneratiecommissie en de selectie- en benoemingscommissie.

Dit zijn commissies, samengesteld uit een aantal leden van de raad die zich specifiek meer in één onderwerp verdiepen.

Steeds vaker zien we een commissie Outsourcing over haar activiteiten en bevindingen rapporteren.

Meer informatie over het werk van zo’n commissie Outsourcing vindt u in ons rapport: Toezichthouders en Raden van Commissarissen en Outsourcing.

Zo’n commissie werkt op basis van afspraken die zijn neergelegd in een commissiereglement.

Meer informatie over een reglement van de commissie Outsourcing vindt u in ons rapport: Reglement Outsourcing voor toezichthouders.

 

De sociale dynamiek van Toezicht Houden op organisaties

Managers en politici die in een directiepositie komen, die een bestuurlijke positie verwerven, zijn bijna altijd mensen met opportunistische karaktertrekken.

Directieleden zijn gedwongen om vanuit macht en invloed te denken en handelen.

Zonder opportunistische karaktertrekken kom je vrijwel nooit op een bestuurlijke positie terecht en zonder die eigenschappen kun je je op dit niveau niet handhaven. De sociale dynamiek van Toezicht Houden op organisaties

In opportuniteiten denkende bestuurders hebben een hekel aan toezichthouders die strak in hun rol zitten: toezicht houden.

Die bestuurders manoeuvreren toezichthouders daarom graag in rollen zoals coach, klankbord, adviseur, inspirator etc.

Rollen die machteloos zijn.

Veel toezichthouders zijn voormalige bestuurders. Zij snappen intuïtief dat je een bestuurder niet te dicht op de huid moet zitten.

Andere toezichthouders zijn naïef en vertrouwen op de woorden en de blauwe ogen van de bestuurder.

Hiermee is de valkuil geschetst voor toezichthouders die worden geconfronteerd met een bestuurder die aan grootheidswaan gaat lijden. Iemand die een grotere broek aantrekt dan hij kan waarmaken.

De valkuil wordt gegraven door de toezichthouder die onvoldoende doorvraagt, die de bestuurder niet te dicht op de huid wil zitten.

 

Imtech president-commissaris Kees van Lede over onvoldoende toezicht

Kees werd als president-commissaris bij Imtech binnengehaald op het moment dat het bedrijf al zwaar in de problemen zat. Hij zegt over onvoldoende toezicht bij Imtech: thumpnail Kees van Lede

‘In Duitsland werden honderden miljoenen euro’s winst geboekt. Maar de netto cash was maar tientallen miljoenen. Dat kan niet!’

Hij vertelt verder hoe de Duitse directeuren een bijna onafhankelijke status hadden. Op signalen zoals de verdampte winst werden zij door de concerndirectie en door de RvC niet aangesproken.

 

Conclusie over Toezicht Houden op Organisaties

Directies en bestuurders accepteren en respecteren maar moeizaam toezichthouders die hen kort willen houden.

Toezicht houden is daarom alleen een taak voor mensen die stevig in hun schoenen staan. Mensen die respect af kunnen dwingen bij bestuurders die hen in de rol van toezichthouder soms liever zien gaan dan komen.

Toezicht houden op organisaties is meer dan kwartaal- en jaarrapportages controleren op plausibiliteit.

Ook zelf feiten verzamelen, doorvragen bij onduidelijkheden, beoordelen en waar nodig interveniëren hoort daarbij.

Toezicht houden op organisaties die werkzaamheden uitbesteden, is complexer en arbeidsintensiever dan toezicht houden op organisaties die alle bedrijfsfuncties in huis verzorgen.
-
Koos Overbeeke

 

Meer informatie en praktische kaders voor toezicht houden op uitbesteed werk krijg je aangereikt in de

Opleiding Toezicht (Out)Sourcing

Volg deze link voor meer informatie

 

 

Terug van Toezicht Houden op Organisaties naar de directiekamer