Inhoudsopgave

Minder werk, minder kosten en betere dienstverlening

door automatisering van de ledenadministratie

De grootste klacht van besturen van verenigingen?

John, voorzitter van de internationale beroepsvereniging voor dierenartsen is zich zeer bewust van die klacht. Zijn internationale beroeps- en belangenvereniging kent 700 leden.

automatisering van de ledenadministratie

 

Zeventig procent daarvan is collectief lid via een landenorganisatie. De secretaris heeft de ledenadministratie en event support uitbesteed aan een office service bureau. Dit bureau verstuurt jaarlijks 300 facturen en verwerkt zo’n 100 ledenmutaties.

Daarnaast behandelt het bureau een handvol telefoontjes per week. De vaste kosten van dit bureau bedragen jaarlijks zo’n €12000,- Dat is €17,- per lid en de leden krijgen daar vrijwel niets voor terug.

Informatievoorziening richting bestuur en leden over de bedrijfsvoering van de vereniging is nihil.

Dat kan ook niet anders want de ledengegevens worden geregistreerd in Excel. De facturen worden handmatig gemaakt. Als er een symposium wordt georganiseerd of er moet een publicatie worden verspreid dan wordt dit handmatig door het bureau ondersteund.

De projectkosten die de vereniging daarvoor krijgt aangerekend zijn schrikbarend hoog. Het gevolg is dat dit soort projecten schaars zijn en de belangenbehartiging naar overheden en de industrie niet dat elan heeft dat er zou kunnen zijn.

De klacht van de leden is: wat krijgen wij terug voor onze dure contributie? Wij zien daar weinig van!